O que é uma ata?
Primeiramente, deve estar claro o que se entende por ata. Ata, em termos gerais, é uma espécie de documento utilizado para registrar os acontecimentos e assuntos debatidos em determinada reunião. Trata-se, pois, de um relato sucinto em que se encontram presentes os principais pontos discutidos. São exemplos desses as ideias ou os projetos apresentados, os prazos definidos, as tarefas atribuídas e os responsáveis por cada uma delas, presentes e ausentes.
Em razão de ser um documento formal, a ata possui uma outra importante função. Ela poderá servir de prova em eventuais processos administrativos ou judiciais, uma vez que trará o registro de determinada obrigação atribuida ou assumida, assim como das palavras proferidas. Veja, por exemplo, o que diz o art. 384 do Código de Processo Civil de 2015:
| Art. 384. A existência e o modo de existir de algum fato podem ser atestados ou documentados, a requerimento do interessado, mediante ata lavrada por tabelião.
Parágrafo único. Dados representados por imagem ou som gravados em arquivos eletrônicos poderão constar da ata notarial. |
Por essa razão, é tão importante que estejam registradas as principais informações do evento. Mais do que isso, em alguns casos, os detalhes discutidos e considerados relevantes para a reunião devem constar no corpo do documento.
Normalmente, a produção da ata é uma atribuição básica do(a) secretário(a) executivo(a).
Duas espécies de Ata
As atas podem ser elaboradas de diversas formas, não existindo regras de padronização aplicadas a todos. Por isso, é importante entender a distinção entre dois modelos básicos:
- Atas informais
- Atas formais
Da ata informal ou ata simples
A ata informal, também conhecida pelo nome de ata simples, segue um padrão conciso, caracterizado pelo registro resumido das informações mais relevantes. Trata-se de um modelo muito comum em reuniões departamentais, reuniões com clientes ou aquelas realizadas sem estrutura formal. Por exemplo, se você já fez uma ata em um trabalho de grupo da faculdade, você fez precisamente a espécie informal.
Como não há regras fechadas para esse modelo, a ata informal deverá apresentar apenas as informações necessárias para a individualização do encontro., tais como:
- a data;
- o local;
- o horário de início e término da reunião;
- as pessoas presentes, identificadas pelos nomes e respectivos cargos;
- a pauta do assunto discutido, contendo as principais informações;
- um resumo das discussões; e
- um registro das decisões tomadas.
Caso haja a assunção de algum compromisso por algum dos participantes, isso deverá também constar no documento, com indicação das tarefas e dos prazos atribuídos a cada uma delas.
Da ata formal ou oficial
Na ata formal ou oficial, como era de se esperar, é exigida uma maior formalidade, sendo esse o traço distintivo. Essa é uma espécie de ata normalmente utilizada em situações juridicamente reguladas, a exemplo da modificação contratual, das mudanças estatutárias, da alteração de diretoria de empresa ou órgão, entre outros casos.
A ata formal será constituída por cinco partes essenciais:
- a abertura (data, horário, local e nome da organização);
- o cumprimento de requisito legal, se houver (e.g. atendimento ao quórum de abertura);
- o expediente, que registra os membros presentes e os ausentes;
- a ordem do dia, correspondente à parte central do texto, em que se expõem, em ordem cronológica, as discussões e as decisões tomadas durante a reunião, assim como a forma de cada votação e o respectivo resultado; e
- o encerramento, seção essa responsável por fechar o documento.
Além disso, como se trata de um documento formal, todos os integrantes da reunião deverão, ao fim da reunião, assinar a ata, a qual será lavrada em cartório.
Características da ata
Como dito, a ata é uma forma de comunicação com possibilidade de geração de efeitos obrigacionais às pessoas nela mencionadas. Por essa razão, a ata deve seguir algumas recomendações em sua elaboração, a fim de evitar quaisquer interpretações equivocadas ou problemas judiciais futuros.
Nesse sentido, a ata deverá:
- Seguir padrões de formalidade, tais como padronização em sua diagramação;
- Apresentar uma linguagem correta, com respeito às regras da norma culta;
- Ser redigida com impessoalidade e objetividade;
- Trazer as informações de forma clara, sem qualquer obscuridade, omissão ou confusão.
Vamos ver cada uma dessas características individualmente.
A) Formalidade
A formalidade diz respeito aos aspectos de formatação do texto. Nesse sentido, as atas devem seguir as padronizações estabelecidas pelos órgãos produtores do documento, tais como espécie e tamanho da fonte, espaçamento do texto, uso de marca d’água, cabeçalho, entre outros elementos exigidos.
A formalidade é importante por contribuir tanto para a construção da identidade visual do órgão ou da empresa, como também por facilitar o reconhecimento do documento por todos os participantes. Imagine a situação de você estar analisando milhões documentos diferentes. Poder identificar vários deles apenas com o olhar é uma grande vantagem, não é mesmo?
B) Respeito à norma culta
A ata corresponde a um documento e, ainda que algumas vezes seja redigido com certo grau de informalidade, deve seguir as prescrições da norma culta. Como a ata tem por objetivo transmitir uma informação para outros interlocutores, essa deve se mostrar de fácil compreensão, o que é garantido, em termos gerais, pelo respeito às regras da gramática formal.
C) Impessoalidade e objetividade
A ata, tal como explicado, deve trazer uma descrição concisa e objetiva dos principais fatos ocorridos na reunião. Nesse sentido, quer-se dizer que sua elaboração deve ser pautada pela objetividade, de maneira que não é recomendado ao redator imprimir suas opiniões pessoais sobre determinados eventos ou empregar linguagem subjetiva.
O uso de coloquialismos ou de juízos de valor prejudicam essa impessoalidade, pois abrem margem para interpretação dos termos e condiciona a representação do evento aos valores emitidos pelo redator da ata.
D) Clareza
A clareza é um atributo do texto que é inteligível de forma fácil, ou seja, que não apresenta rebuscamento linguístico ou coloquialismo de tribo, nem estruturas sintáticas complexas e truncadas. Por isso, recomenda-se, para a elaboração de um texto claro, que sejam as informações estruturadas em frases simples, sem ocorrência de orações intercaladas ou de termos ambíguos.
É bom ainda deixar claro que, sobretudo para a ata, não é necessário o recurso de deslocamento de termos e expressões de suas posições originais, já que as informações se encontrarão topcalizadas no texto.
Exemplos de atas
E então, ficaram claras as principais características que devem constar em uma ata? Vamos ver um exemplo, para que não restem dúvidas de como será estruturado esse documento!
| Nome da empresa/departamento
Atas da reunião Data I. Abrir sessão Nome do responsável pela abertura da sessão ou da reunião regular Nome da Organização/Comitê Horário em data no local. II. Chamada Nome da Secretária responsável pela chamada. Nome das pessoas que estavam presentes na reuinão. III. Aprovação de atas da última reunião Nome da Secretária leu as atas da última reunião. As atas foram aprovadas após a leitura. IV. Questões abertas Problema aberto/resumo da discussão 01: Problema aberto/resumo da discussão 02: Problema aberto/resumo da discussão 03: V. Novos assuntos Novos assuntos/resumo da discussão 01 Novos assuntos/resumo da discussão 02 Novos assuntos/resumo da discussão 03 VI. Adiamento Nome do responsável pelo adiamento da reunião às horário. VI. (ou) Fechamento Seção responsável por fechar o documento. (Deve constar das assinaturas dos presentes, quando necessárias) |
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