GESTÃO DE TEMPO

GESTÃO DE TEMPO

Na atualidade, lidar com o tempo de modo eficiente tornou-se uma necessidade. Vivemos na época da urgência. Como mãe, professora, autora e mulher, sinto-me – como a maioria – sempre “atrasada”. No entanto, é possível minimizar essa sensação a partir de alguns hábitos saudáveis para a gestão de tempo. Quando aceitei o desafio do blog, sabia que teria de encontrar tempo para ele na agenda e, aos poucos, a rotina foi se adaptando.  O maior problema é que muitas pessoas desconhecem as boas práticas da gestão do tempo para auxiliar nas tarefas do dia a dia. Dessa forma, acabam se prejudicando tornando pequenas tarefas mais complicadas do que realmente são.

Para que você administre sua rotina de maneira eficiente, a figura da agenda é fundamental. Ela conseguirá gerar uma mudança de hábitos prejudiciais e garantir a execução dos compromissos de maneira adequada.

Relação do tempo com a produtividade

Para melhorar a forma como você gerencia seu tempo, é preciso apresentar dois conceitos:

• Produtividade
• Administração do tempo

Para muitas pessoas, ser produtivo é estar sempre ocupado com várias atividades. Mas esse pensamento apenas prejudica a organização pessoal e a gestão do tempo. A produtividade nada mais é do que aproveitar os recursos disponíveis para alcançar determinado objetivo. E isso não tem nada a ver com se manter 100% ocupado durante o dia, o importante é fazer um planejamento inteligente do seu tempo.

Esse planejamento inteligente também depende da desmitificação de algo muito comum na forma como as pessoas administram o tempo na rotina cotidiana: muitos lidam com marcações no relógio, e não com a experiência. Segundo Dulce Magalhães (Ph.D. em filosofia com foco em planejamento), tempo não é o espaço de marcação do relógio. O tempo é a forma como você usa este espaço. Todos vivemos situações em que tivemos a sensação de que as horas passaram muito rápido e outras muito devagar. Portanto, tempo não é medida, mas sim, a experiência.

Compreender a sua rotina e refletir sobre os pontos que precisam ser melhorados é o primeiro passo para definir quais práticas podem ajudá-lo na gestão do tempo e na produtividade (dois conceitos que devem sempre andar lado a lado).

A administração do tempo voltada para a alta produtividade é um ciclo de melhoria contínua, seja de processos ou hábitos. No fim do dia, você pode fazer uma análise prática: anotar, em linhas gerais, tudo o que você fez ao longo do dia. Se se sentir confortável, isso significará que você foi produtivo e que administrou corretamente seu tempo.

No Brasil, o tempo é visto de forma mais flexível, fluida, sem um compromisso exato.  Não temos aquela rigidez cultivada na Inglaterra, por exemplo. Nossa marcação temporal é feita por meio de festas (carnaval, natal, páscoa etc). A chegada do fim de semana, as férias ou qualquer outro evento que seja relevante e positivo em determinado momento têm grande peso em nossas vidas, ainda que estejam desalinhados do nosso objetivo de vida. Nossa noção é de que o tempo de descanso é, quase sempre, sagrado e que não pode ser sacrificado. Bom, não estou sugerindo trabalho se sol a sol de segunda a segunda, mas estou refletindo sobre a possibilidade de se empregar parte do tempo livre na concretização de objetivos pessoais. Assim como o dinheiro, o tempo também é uma ferramenta, que pode ser usada para produzir dinheiro, produzir conhecimento ou para a realização pessoal, com encontros, tempo com a família, tempo para lazer, viagens. A ideia é não desprezar o potencial do tempo na realização de um objetivo pessoal. Ele é especialmente importante porque pode desempenhar múltiplos papéis. Eu gosto da sensação de usar bem meu tempo, de separar as horas de trabalho das horas de lazer. Eu gosto de concluir as tarefas no prazo, de estar em dia comigo mesma. Esse é um dos exercícios mais difíceis, porém um dos mais compensadores.

Segundo uma pesquisa realizada pelo Ibope Inteligência, cerca de 22% dos brasileiros praticam a multitarefa em seu dia a dia. Em geral, esse hábito nos deixa menos produtivos. Eu sou do tipo que faz uma coisa de cada vez. Começo e termino quase todas as tarefas que inicio. Não adio, por pior que seja, qualquer coisa que esteja prevista para aquele dia. Se tenho algum problema na agenda, em geral uso a antecipação de compromisso como recurso. Evito, ao máximo, postergar um compromisso. Mas, a maioria dos brasileiros prefere adiar, fazer em partes e fazer tudo ao mesmo tempo. Segundo a mesma pesquisa do Ibope, mais de 60% dos brasileiros não conseguem cumprir tarefas no prazo estimado. E ainda, mais 70% se considera ineficiente na gestão do tempo e diz ter menos tempo para a familiar do que gostaria. Muitos especialistas acreditam que essas são explicações para o fato de os brasileiros não administrarem o tempo e as demandas no trabalho de forma a alcançar a alta produtividade. Por isso, é importante conhecer algumas técnicas de como administrar o tempo com foco na melhoria do desempenho e na realização de objetivos pessoais.

Algumas consequências da má administração do tempo

A má gestão do tempo traz inúmeras consequências negativas para a vida pessoal e para a vida profissional.

Em âmbito pessoal

• Ausentar-se ou se atrasar em compromissos importantes com amigos e familiares;
• Dificuldade de convívio social com amigos;
• Problemas de relacionamento;
• Procrastinação;
• Problemas de saúde;
• Queda na qualidade de vida;
• Estresse e irritabilidade;
• Insônia;
• Distúrbios alimentares;
• Desentendimentos;
• Frustração.

Em âmbito profissional

• Perda de prazos;
• Perda de prestígio profissional;
• Perda de credibilidade profissional;
• Projetos inacabados;
• Queda da produtividade;
• Incapacidade de definir as prioridades;
• Aumento das horas extras;
• Execução de tarefas profissionais em casa ou no horário de descanso;
• Problemas de relacionamento com os outros integrantes da equipe;
• Queda no número de clientes;
• Reuniões improdutivas;
• Demissão;
• Falência em caso de empresário.

Dicas para organizar o tempo

Na verdade, temos total consciência de nossas falhas na administração do tempo, mas não conseguimos encontrar maneiras eficazes de saná-las porque, quase sempre, não conseguimos ver na agenda – física ou online – o potencial que ela merece. Algumas dicas práticas podem ajudar você a gerenciar melhor essa ferramenta tão importante chamada tempo.

1. Faça uma agenda de tarefas, no mínimo, trimestral.
2. No último dia do mês, reveja os compromissos do mês corrente e do mês posterior.
3. Faça adaptações incluindo as tarefas não concluídas e reorganizando, em função delas, as tarefas do mês seguinte.
4. No fim de cada dia, estabeleça, por escrito, a ordem com que serão executadas as tarefas do dia seguinte.
5. Comece e termine as tarefas no prazo determinado.
6. Não pule tarefas.
7. Organize seu dia das atividades mais complexas para as mais simples.
8. Evite marcar médicos e afins no meio do dia – procure sempre agrupar esse tipo de necessidade no fim do dia.
9. Saiba delegar coisas que você não precisa fazer (supermercado, ligações, pesquisas na internet…).
10. Concentre-se nas atividades necessárias e supervisione as atividades delegadas.
11. Não se interesse pela vida de todo mundo, isso poderá prejudicar sua produtividade.
12. Gerencie seu tempo nas redes sociais. Se possível, estipule horários fixos para WhatsApp, Face e Instagran.

Liste seus sabotadores! E proponha uma solução de curto prazo!