Como fazer uma apresentação de sucesso!

“Se eu tiver que falar por dez minutos, vou precisar de uma semana para preparação; se forem 15 minutos, precisarei de três dias; se forem meia hora, de dois dias, se for uma hora, eu já estarei pronto”.

Woodrow Wilson

A apresentação é uma forma de comunicação pensada com o objetivo de transmitir um determinado conteúdo para um público específico. Entretanto, esta ação deve ser feita de forma clara, sucinta e objetiva, mas estas são as principais dificuldades quando se trata de preparação.

Tal como a frase apresentada acima, dita pelo ex-presidente americano Woodrow Wilson, a m aior dificuldade de qualquer apresentador é selecionar os argumentos mais importantes e, a partir disso, expô-los de forma clara e objetiva, sem que se prejudique o sentido do assunto.

Pense que até um papagaio consegue falar sobre qualquer tema durante horas. Todavia, falar de forma convincente sem perder a clareza e a pertinência dos argumentos não é uma tarefa simples. Para isso, é necessário preparação, treino e revisão constante.

Para dificultar essa tarefa, a apresentação, ao contrário de outras modalidades comunicativas, não se restringe ao formato escrito. Ao contrário, ela aceita diversas outras linguagens na transmissão de sua ideia, como o emprego de recursos de audiovisual. Disso, decorrerá uma série de escolhas por parte do apresentador, com o fim de envolver ainda mais o público destinatário.

Portanto, uma apresentação deve ser pensada a partir de uma ideia de síntese, ou seja, os assuntos importantes devem ser apresentados de forma coerente e objetiva, sem se perder em digressões.

Dito isso, fica a pergunta: o que uma apresentação deve conter para atingir esse objetivo?

Quais são os elementos básicos de uma apresentação?

Toda apresentação de qualidade deve apresentar, ao menos, três elementos básicos:

• Um conteúdo relevante para ser transmitido;
• Uma identidade visual consistente;
• Uma boa oratória do apresentador.

Observe que, embora a apresentação corresponda, essencialmente, à forma empregada para se comunicar, ela precisa prescindir de um conteúdo relevante para outras pessoas. Afinal, de que adiantaria ficar falando por horas sobre temas que ninguém quer ouvir? Voltamos ao papagaio, não é mesmo?

Porém, tão importante quanto o conteúdo, é a maneira como ele será apresentado. E nisso entra a identidade visual. Aqui, não estamos falando apenas de elementos que individualizam sua apresentação para o público, como logomarcas ou marca d’água, mas, principalmente, do design escolhido para tornar o assunto mais didático e amigável.

Por fim, não devemos esquecer que uma boa apresentação é aquela que consegue impactar o público. Por isso, a medida de qualidade deve encampar também o grau de engajamento percebido, ou seja, como as pessoas assimilaram o conteúdo e como elas foram por ele impactadas.

Vejamos agora, de forma mais detalhada, como preparar a sua apresentação de sucesso!

Como preparar uma apresentação?

Preparar uma apresentação é um processo e, como tal, é composto de fases. Podemos identificar cada uma delas da seguinte forma:

1. Criação;
2. Visualização;
3. Apresentação.

Na etapa de criação, deveremos refletir a respeito do conteúdo que será transmitido. Afinal, de nada adianta uma apresentação esteticamente impecável se não se encontrar acompanhada de um assunto interessante para o público.

A visualização é a fase em que pensaremos no “como apresentar”. Ou seja, quais ferramentas iremos usar e como cada tópico será trazido ao público.

Finalmente, a etapa de apresentação é o momento em que, efetivamente apresentamos, o nosso conteúdo. Mas não se esqueça de que essa fase não pode vir separada de métricas e critérios para avaliar o engajamento do público e, consequentemente, a própria qualidade da apresentação.

Vamos entender melhor como escolher o conteúdo, já que ele será a alma da própria apresentação.

O conteúdo da apresentação

Definir o conteúdo é uma tarefa que deve ser realizada antes de se pensar no visual da apresentação. Tendo claro o conteúdo a ser abordado, conseguiremos entender melhor como apresentar cada tópico que o compõe, de maneira coerente e articulada. Em outras palavras, começar a preparar uma apresentação envolve:

• Definir um conteúdo específico a ser compartilhado;
• Entender o conteúdo em suas diferentes dimensões e em seus variados assuntos;
• Saber identificar um conteúdo de qualidade.

Lembre-se de que a apresentação existe exatamente por conta do conteúdo, do desejo que temos de transmiti-lo e do interesse do público em absorvê-lo. Por essa razão, não se elabora uma apresentação sobre um assunto que não se mostra interessante para as pessoas.

Ao pensar na apresentação, deve-se, primeiramente, entender o que se quer falar e, mais importante, como esse conteúdo poderá impactar determinados aspectos da vida das pessoas. Esse processo de identificação das demandas individuais e de proposição de respostas adequadas aos problemas recebe o nome de personalização do conteúdo.

Portanto, o conteúdo da apresentação, segundo as melhores práticas, deve ser personalizado de acordo com as necessidades do público, a fim de oferecer-lhes soluções específicas aos seus problemas. Ou seja, o conteúdo não deve ser escolhido com base apenas no desejo do apresentador ou no interesse isolado da empresa.

Como fazer um conteúdo de qualidade

Ao se ter em mente um conteúdo relevante ou personalizado, resta a dúvida de como deveremos apresentá-lo. De início, deve ficar claro que um conteúdo de qualidade será avaliado pela sua capacidade de resolver os problemas e as dúvidas específicas do público.

Por isso, a seleção dos assuntos que serão abordados e das demais estratégias expositiva-argumentativas se fará com base em sua relação com os problemas identificados. Ficando claro quais são estes, vejamos algumas recomendações para ajudar na elaboração da apresentação.

A) Conheça o seu público

O conteúdo será determinado pelas necessidades do público, de maneira que nada será mais importante do que conhecer esse mesmo público. Para isso, procure saber algumas informações a respeito dele, as quais podem ser obtidas a partir das seguintes perguntas:

• Quais são os problemas e as necessidades que as pessoas têm em relação ao assunto da apresentação?
• Qual é a visão geral das pessoas e as suas expectativas a respeito do tema?
• Como a apresentação será útil para o público?
• Quais as soluções devem ser oferecidas pela apresentação?

Com isso ficando claro, você irá compreender melhor o público alvo e elaborará um assunto mais condizente com as demandas identificadas.

B) Planeje sua apresentação com antecedência

Toda apresentação é, na verdade, uma história que será contada. Imagine você, em frente a um auditório, preparando-se para contar sua ideia ou apresentar um novo produto da empresa. A melhor abordagem para isso é seguir uma estrutura de “storytelling”, ou seja, tratar como se estivesse contando uma história.

Porém, como toda história a ser contada, é bom planejar o que cada evento irá significar para o ouvinte, o que cada personagem irá fazer e quais as lições irão ser tiradas ao fim. Com isso, os eventos narrados ou os argumentos expostos serão apresentados segundo uma ordem pré-definida, cujo objetivo é  envolver o público nos problemas analisados e nas soluções propostas.

É necessário, portanto, separar um tempo para estruturar a narrativa da apresentação, a fim de que ela consiga transmitir a ideia de forma clara, convincente e didática.

C) Identifique a mensagem geral que se quer passar

O físico americano Richard Feyman estabeleceu um método de aprendizagem baseado no nosso esforço de síntese sobre certo assunto. Segundo Feyman, a compreensão de um tema somente é demonstrada quando se é capaz de explicá-lo de forma simples para um público não especializado. O processo é simples, sendo composto de quatro passos:

1. Escolha um conceito;
2. Explique-o para alguém que não conhece o assunto, como uma criança;
3. Achou algum ponto que não soube explicar? Volte ao tema e pesquise mais sobre ele;
4. Revise seus conhecimentos e simplifique ainda mais.

Em termos gerais, a mensagem central da apresentação se relaciona com o método Feyman exatamente por exigir um alto grau de concisão. Ao elaborar a apresentação, portanto, procure selecionar uma frase curta e objetiva que sintetize a ideia principal a ser tratada. Caso não o consiga fazer, adote o método até simplificar a apresentação a uma única frase.

D) Conte uma boa história

Mais do que contar uma história, deve-se procurar contar uma boa história. Para isso, há dois elementos a serem considerados:

• A organização lógica do tema;
• A coesão e a coerência das informações apresentadas.

A organização lógica do tema se dará por meio do respeito às ordens estabelecidas, seja temporal, seja hierárquica. Em outras palavras, o assunto deverá ser apresentado de modo que as ideias mais simples precedam as mais complexas e que os eventos passados sejam explicados antes dos fatos presentes ou futuros. Com isso, será possível ao público entender o que levou à situação atual ou ao argumento principal.

Já a coesão e a coerência das informações relacionam-se mais com os nexos estruturais , ou seja, com os conectores textuais e visuais empregados na construção de sentido.

Imagine, por exemplo, uma redação em que se discorra sobre um certo assunto. A argumentação feita nesse texto será compreensível devido às partículas de articulação utilizadas, como preposições e conjunções. Um outro exemplo pode ser encontrado em filmes, cuja organização das cenas permite a construção de um sentido específico.

Portanto, uma maneira de assegurar boa narrativa é usar os recursos textuais e visuais para construir a cronologia e as demais relações cabíveis. Por exemplo, cada slide poderia servir para compor um ponto na linha do tempo ou um subtópico do assunto, o que facilitaria o acompanhamento pelo público.

E) Revise, revise, revise…

Com essas etapas prontas, está na hora de ver se não há qualquer erro. Para isso, revise, revise e revise a apresentação. Lembre-se que cada vez que voltar a ela novas ideias poderão surgir.

Avalie-as com cuidado, de maneira a não deformar a unidade temática e visual da apresentação que você já montou. Todavia, também não se feche para as possíveis mudanças que possam contribuir com a qualidade do texto.

Recomendações para otimizar sua apresentação

Como dito, a apresentação é uma forma de comunicação em que são empregados diversos recursos linguísticos, tanto de natureza textual quanto audiovisual. Esses serão utilizados precisamente para melhorar a transmissão da mensagem, por meio de um maior envolvimento do público.

Vamos ver, então, quais elementos técnicos podem ser utilizados para otimizar a apresentação.

#1. Procure usar imagens de boa qualidade

Primeiramente, utilize imagens para reforçar pontos do conteúdo. Lembre-se de que imagens constituem um elemento narrativo importante, o qual pode, sobretudo, causar um maior engajamento do público ao despertar emoções e sensações. Por isso, procure empregar imagens relevantes ao assunto da apresentação.

Use, contudo, imagens de boa qualidade e que realmente possam envolver o público. Não se esqueça de que a apresentação tem um objetivo claro, de maneira que não se deve usar qualquer imagem apenas para ocupar um espaço da apresentação. Isso, na verdade, pode prejudicar a concentração do público, o qual terá mais uma razão para ser distraído e afastado do tema principal.

Se você não dispuser de imagens específicas para a apresentação, você poderá achar boas opções gratuitas em bancos de imagens com fotos, vetores, gifs, além de outros formatos que possam ser úteis. Aqui vão algumas recomendações: shutterstock, stockadobe, pixabay, freepik.

#2. Lembre-se de que as imagens devem se relacionar com o assunto

Como dissemos, as imagens têm uma função importante na estratégia narrativa da apresentação. Elas devem ser empregadas sempre que servirem a um dos seguintes objetivos:

• Explicar determinado conceito;
• Especificar um dado exemplo;
• Demonstrar certas informações;
• Envolver ou engajar o público.

Todos esses efeitos otimizam o significado do texto, melhorando o relacionamento do público com a apresentação em si.

#3. Não ignore a tipografia!

Tenha sempre em mente que a apresentação não é um documento formal. Ou seja, não há prescrições que detalhem os formatos que devem ser empregados durante a sua criação. Por isso, lembre-se de que você é livre para escolher a tipografia que acredite provocar no público as melhores emoções para a sua história.

Entretanto, não abuse! Não se esqueça de que o público e suas necessidades devem ser o vetor principal da apresentação. Ou seja, escolher uma fonte descolada do contexto pode acabar prejudicando todo o seu esforço na transmissão de ideia, pois afastará o público da história.

Portanto, ao definir qual fonte será usada na sua apresentação, procure seguir as seguintes recomendações:

• Selecione uma tipografia adequada ao ambiente e ao público;
• Varie no uso da fonte selecionada, mudando seu tamanho ou sua cor sempre que houver interesse de se enfatizar determinado termo chave;
• Evite cores excessivas, pois elas dificultam a leitura e a compreensão do texto;
• Tome cuidado com o tamanho da fonte, já que o público, por não conseguir ler as mensagens, não se sentirá envolvido por elas.

#4. Envolva a plateia com os chamados “Call to Action” (CTA)

Como dito, a apresentação tem como objetivo principal o engajamento do público. Para isso, procure envolvê-lo de forma ativa, fazendo perguntas ou dando oportunidade para participarem. Esse recurso recebe o nome de chamado para ação – CTA (do inglês Call to Action), pois leva o público a tomar certa atitude em relação à apresentação.

O chamado para ação (CTA) corresponde a um comando utilizado com a finalidade de se manter um diálogo direto com o público. Por exemplo, os pedidos de diversos canais do YouTube para seguir a página ou as perguntas feitas diretamente à plateia durante uma apresentação se enquadram nesse recurso.

#5. Não abuse dos efeitos e das transições

Um erro muito comum ao se desenvolver apresentações em diversos aplicativos é abusar dos efeitos disponíveis. Isso, contudo, leva a um afastamento do público e a uma quebra da cadência da apresentação, não acrescentando muito à narrativa.

Com isso em mente, procure escolher efeitos mais discretos e que não rompam a atenção da plateia. Lembre-se que uma apresentação não é um show de pirotecnia, pelo menos não costuma ser. A sua intenção é transmitir uma mensagem e, se no processo você conseguir impressionar o público, tenha isso como um diferencial.

#6. Use tabelas e gráficos para descrever certa informação

Um benefício das apresentações é a possibilidade de se utilizar de diferentes recursos linguísticos, tais como os mencionados elementos audiovisuais. Não há dúvida que uma imagem ou um gráfico possuem a capacidade de descrever ou de explicar melhor uma situação. Entretanto, para isso, eles devem ser simples, não trazendo um volume de informação que confunda o público.

Por exemplo, imagine uma tabela contendo milhares de colunas e de linhas, com números infinitesimais, cada uma colorida de uma cor. Não é das imagens mais animadoras, certo? Por isso, tenha sempre em mente que a apresentação deve priorizar a compreensão do público, trazendo, quando o fizer, imagens, tabelas e gráficos em formato didático e visualmente agradável.

Como apresentar seu tema para uma plateia

A apresentação é, na realidade, um alicerce para o pensamento do apresentador e para a história que será contada para o público. Nesse sentido, a apresentação não deve conter todas as informações, mas se restringir àquelas necessárias para a compreensão dos espectadores. Por isso, você deverá ensaiar o máximo possível.

Para treinar, o mais importante é não ter medo. Parafraseando o escritor Dan Brown: “ensaie, como se ninguém estivesse assistindo; porque ninguém está”.

Se você seguiu as fases que indicamos acima, com certeza não terá grandes dificuldades na hora do treino. Mas de toda forma, separamos algumas boas dicas para você poder treinar melhor:

• Pratique a apresentação, passando slide por slide, em frente a um espelho, falando em voz alta e selecionando as palavras que acredita mais adequadas;
• Peça a amigos ou familiares para assistir à apresentação, a fim de conseguir um retorno sobre toda ela;
• No momento da apresentação, caso ainda esteja nervoso, seja honesto com o público. Ele entenderá a situação e você se sentirá mais confortável;
• Lembre-se de que a apresentação é como se fosse uma conversa com o público. Não há problema algum fazer pausas entre os pontos ou entre seus pensamentos.

Como aprender português corporativo?

Agora que você chegou até aqui, viu quão importante é conseguir dominar as diferentes técnicas que envolvem a criação de uma apresentação. Algo que você deve ter pensado é que um bom domínio da Língua Portuguesa será um diferencial, afinal, você também a usará para falar sobre certo tema, não é mesmo?

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