O que é uma ata?
Primeiramente, deve estar claro o que se entende por ata. Ata, em termos gerais, é uma espécie de documento utilizado para registrar os acontecimentos e assuntos debatidos em determinada reunião. Trata-se, pois, de um relato sucinto em que se encontram presentes os principais pontos discutidos. São exemplos desses as ideias ou os projetos apresentados, os prazos definidos, as tarefas atribuídas e os responsáveis por cada uma delas, presentes e ausentes.
Em razão de ser um documento formal, a ata possui uma outra importante função. Ela poderá servir de prova em eventuais processos administrativos ou judiciais, uma vez que trará o registro de determinada obrigação atribuida ou assumida, assim como das palavras proferidas. Veja, por exemplo, o que diz o art. 384 do Código de Processo Civil de 2015:
| Art. 384. A existência e o modo de existir de algum fato podem ser atestados ou documentados, a requerimento do interessado, mediante ata lavrada por tabelião.
Parágrafo único. Dados representados por imagem ou som gravados em arquivos eletrônicos poderão constar da ata notarial. |
Por essa razão, é tão importante que estejam registradas as principais informações do evento. Mais do que isso, em alguns casos, os detalhes discutidos e considerados relevantes para a reunião devem constar no corpo do documento.
Normalmente, a produção da ata é uma atribuição básica do(a) secretário(a) executivo(a).