Como fazer um relatório: técnicas e exemplos

Bom, o relatório, como o próprio nome parece indicar, corresponde ao documento elaborado para relatar determinada situação. Porém, mais do que um mero relato, ele traz as informações de forma organizada e resumida, a fim de permitir aos destinatários compreender o contexto e analisá-lo de forma clara.

E por que o relatório é tão importante? Simples! Ao trazer uma descrição precisa de determinado evento, ele possibilitará aos responsáveis uma tomada de decisão mais embasada.

Dada essa finalidade de comunicar, os relatórios devem ser elaborados com linguagem predominantemente expositiva. Todavia, nada impede que tragam eles, em certas situações, alguns elementos do gênero narrativo e descritivo.

Dito tudo isso, questiona-se: em que situações um relatório poderá ser exigido? Atividades escolares são um exemplo comum em que se costuma exigir um relatório. É o que vemos nas situações de trabalhos de campo, quando os alunos devem relatar os acontecimentos aos professores. Igualmente, o cotidiano corporativo tem o hábito de exigir o documento, já que ele servirá de base para diversas decisões. Assim, enquadram-se nesse documento os relatórios de gestão, os relatórios dos resultados periódicos, os dos resultados de campanhas ativas etc.

Tipos de relatórios

Para facilitar a compreensão, separamos alguns dos tipos de relatórios mais comuns no dia a dia. Em termos gerais, serão encontrados os seguintes tipos:

• Relatório Escolar, em que os alunos relatam um passeio ou uma atividade realizada;
• Relatório Científico ou Acadêmico, cuja finalidade é apresentar os pontos principais de um congresso, de uma palestra ou de um experimento;
• Relatório administrativo ou de gestão, no qual são apresentados os dados financeiros e de pessoal da empresa, assim como um resumo das ações e projetos desenvolvidos, acompanhados de uma análise dos respectivos resultados.

Vamos ver cada um desses um pouco melhor!

Relatório Escolar

Talvez esse seja o modelo mais famoso de relatório. Quem nunca teve de fazer um após uma excursão ou um trabalho de campo? Ou mesmo fazer um relatório de livros lidos na aula de literatura? Bem comum, não é mesmo?

Os relatórios escolares, por conta do ambiente mais informal, não seguem muitas formalidades. Na verdade, basta que sejam indicados o título do relatório, o nome do autor, a razão que levou a produção do documento e as seções que o compõem, essa última sendo detalhada com as informações e com os dados necessários à compreensão do assunto.

Relatório Científico ou Acadêmico

O relatório científico ou acadêmico, por sua vez, é uma espécie mais complexa do que a escolar. Nele, deverá ser respeitar uma série de regras específicas, tais como as exigências da ABNT. Assim, os elementos mencionados para o relatório escolar se mantêm, sendo, porém, acrescidos das explicações referentes aos experimentos ou aos estudos realizados.

Além desses, são estipuladas formalidades específicas, como fonte, tamanho da letra, alinhamento dos parágrafos, recuo do texto, entre tantos outros.

Como o relatório científico ou acadêmico relata uma situação de pesquisa, é muito comum também que traga uma conclusão. Nesse sentido, é possível encontrar uma seção destinada especificamente para a exposição das conclusões do autor.

Relatório e as normas da ABNT

Nos relatórios científicos ou acadêmicos, devem ser observadas as regras da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT. Claro, essas regras são extensas e específicas, de maneira que recomendamos aos interessados conferir o site da organização.

Contudo, para se ter uma ideia de como deve ser elaborado seu relatório, separamos algumas das principais formatações. Elas deverão, necessariamente, estar presentes nos relatórios acadêmicos e naqueles que o destinatário do documento o exigir!

Assim, você deve se atentar, entre outras formalidades, a:

• Fonte e tamanho
• Espaçamento
• Margem
• Citações
• Referências

Vamos ver cada uma dessas:

A fonte padrão definida pela ABNT é a Arial, embora também se aceite a fonte Times New Roman. A escolha deve ser feita já de início, pois não é possível, em um único documento, empregar fontes diferentes.

O texto deverá ser escrito com letra tamanho 12, sendo as citações, as legendas, as referências e as notas de rodapé destacadas pelo tamanho 10.

Os relatórios que seguirem as prescrições da ABNT deverão ter espaçamento entre as linhas de 1,5. Além disso, o título de cada seção será separado por dois espaços de 1,5.

No caso das citações, das notas de rodapé, das referências ou das legendas, quando ultrapassarem três linhas, deverão ser editadas com espaçamento simples.

A margem do texto será de 3cm, na esquerda superior, e de 2cm, na direita inferior. Já as citações com mais de três linhas deverão ser recuadas em 4cm da margem esquerda.

Como se trata de um relatório acadêmico, é possível que lhe seja exigida a citação adequada das teses expostas. Nesse caso, conforme a NBR 10520/ABNT, o sobrenome do autor, o nome da instituição ou o do responsável pelo documento deverão aparecer em letras maiúsculas. Em caso de citações diretas, ou seja, quando a opinião do autor for apresentada tal como por ele escrita, deverá essa informação vir acompanhada da página onde se encontra.

Por fim, podem ser incluídas referências, a fim e auxiliar o leitar a localizar as fontes citadas no relatório. As referências deverão ser padronizadas tal como indicado na NBR 6023, ou seja, trazendo o autor, o título da obra, a edição, o local, a edita e a data de publicação.

Relatório Administrativo ou de Gestão

Já o relatório de gestão corresponde ao documento em que são apresentados, periodicamente, o desempenho de todos os setores da empresa e o resultado dos projetos em execução. Observe que se trata de um resumo de todas as atividades e não apenas daquelas afetas às finanças.

Como será um documento elaborado dentro da empresa ou do órgão, para consumo interno, deverá seguir, na maioria dos casos, regras próprias de formatação e padronização.

Entretanto, por fazer uma síntese de um conjunto de informações, muitas delas técnicas e de conteúdo padronizado, recomenda-se sempre trazer as citações e as referências utilizadas.

Quais os benefícios do relatório de gestão

Os relatórios de gestão apresentam diversos benefícios. Ao resumirem e organizarem as principais informações da empresa ou do órgão público, eles servirão para subsidiar o processo de tomada de decisão dos responsáveis pela direção. Nesse sentido, podem-se destacar como principais funções:

• Viabiliza o acompanhamento das métricas dos projetos em desenvolvimento, de forma a permitir uma análise do desempenho em relação à concorrência;
• Possibilita compreender a situação da empresa no contexto do mercado, de modo a permitir a reformulação de estratégias;
• Acompanha de forma mais próxima a situação da empresa, conferindo, por meio de relatórios periódicos, um benchmark regular;
• Permite identificar as melhores e as piores práticas, de forma a reformular os projetos ou estratégias adotadas;
• Transmite as informações da empresa de forma clara e sucinta a fim de ampliar a comunicação entre os envolvidos em cada ação;
• Possibilita uma tomada de decisão mais assertiva e célere dos gestores, de maneira a não perder eventual oportunidade de mercado.

Com tantas funções, fica claro que os relatórios administrativos não devem ser apenas um apanhado de informações separadas, compiladas em um único documento. Ao contrário, eles deverão seguir padrões de elaboração que asseguram características básicas.

Características do relatório de gestão

Os relatórios administrativos ou de gestão devem apresentar, necessariamente, três características básicas:

• Clareza
• Concisão
• Qualidade

A característica da clareza traduz a necessidade de os dados e as métricas serem apresentados de forma clara no documento. Ou seja, as informações devem ser facilmente identificáveis. Além disso, elas devem estar articuladas de maneira clara, colaborando para a compreensão dos demais envolvidos.

Imagine um relatório com uma seção constituída, majoritariamente, de dados estatísticos e gráficos. Obviamente a informação necessária à tomada de decisão está presente no documento. Entretanto, ela não está clara, pois a má compreensão de indicadores ou dos gráficos pode levar a entendimentos diferentes. Por isso, recomenda-se que cada informação seja resumida em tópicos, os quais serão finalizados com uma conclusão específica.

Já a concisão relaciona-se diretamente com a clareza, uma vez que a extensão do texto ou das informações pode resultar em obscuridade. Por isso, ao se transcrever textualmente as informações gráficas, isso deve ser feito sucintamente, sem empregar frases ou períodos longos. Lembre-se que os relatórios devem transmitir a informação de forma resumida e rápida.

Por fim, a qualidade corresponde ao atributo que avalia a disposição, a análise e a articulação das informações no relatório. Primeiramente, a disposição avaliará um aspecto formal do documento, em que os dados devem ser dispostos de forma clara. Em segundo lugar, as análises apresentadas devem decorrer necessariamente dos dados contidos no relatório, de forma a não ensejar interpretações divergentes. Por último, a qualidade das conclusões dependerá da articulação dos dados, pois a forma como são conjugados influenciará na decisão..

Elementos do Relatório

Tendo entendido o que é um relatório e quais as características deve possuir, vamos ver agora os elementos que ele deve apresentar. A finalidade de cada um deles é organizar todas as informações e facilitar a identificação de cada seção. Assim, serão elementos do relatório:

• Título
• Contextualização
• Objetivos
• Estrutura dos dados

Título do Relatório

O título, ainda que possa parecer algo banal, é um elemento essencial para o documento, uma vez que permite sua fácil identificação e individualização. Pense, por exemplo, na produção frequente de relatórios, com milhares desses documentos sendo emitidos todos os anos. Apenas com isso, já conseguimos entender a importância do título como facilitador de diferenciação, não é mesmo?

Para ficar claro, o título deverá apresentar o nome e a marca da empresa e a identificação do responsável pela elaboração. Além disso, devem constar a data da entrega e, se necessário, o departamento a que se refere. Veja esse exemplo retirado do documento do IPEA – Atlas da Violência 2019:

Contextualização

A contextualização corresponde à introdução do conteúdo, ou seja, a um resumo dos tópicos que compõem as seções específicas. Ademais, serve também para deixar claro para os leitores o contexto que justificou a elaboração do documento. Por exemplo, podem estar nessa seção o fechamento de uma campanha específica ou os resultados semestrais de uma estratégia.

Observe o Relatório especial do Painel Intergovernamental sobre Mudanças Climáticas – IPCC. Logo após a apresentação dos autores, há a contextualização das razões que motivaram a produção do documento e do assunto que será tratado:

Objetivos do Relatório

Tenha em mente que todo relatório será produzido a partir de objetivos específicos que orientarão a organização das informações. A fim de saber quais os objetivos do seu relatório e como ele deve apresentar as informações, procure identificar:

• as razões motivam a sua elaboração;
• as pessoas a que ele se destina; e
• o que se pretende atingir com ele.

Ao se ter isso claro, fica mais fácil pensar em como devem ser estruturadas as informações que serão apresentadas.

Estrutura dos dados do relatório

Com os objetivos do relatório estando claros, está na hora de organizar os dados. Para isso, devem ser dispostos de maneira a enfatizar aquilo que é mais interessante aos destinatários e ao assunto. Por exemplo, um relatório sobre os impactos de determinada estratégia deverá destacar não só o número de pessoas afetadas, mas também o gasto realizado e os resultados obtidos.

Além disso, cada tópico deve seguir uma ordem hierárquica de relevância. Isso quer dizer que os dados mais básicos deverão preceder os mais complexos, sempre que necessários para a devida compreensão. Entretanto, as seções que sejam compreensíveis por si só e se mostrem mais importantes devem ser apresentadas primeiro.

Conclusões e recomendações

Por fim, os relatórios serão encerrados pelas conclusões dos autores, as quais irão sintetizar os dados e as intepretações realizadas. Em certas situações, podem ser feitas recomendações a respeito do assunto, de forma a guiar melhor a tomada de decisões.

Por exemplo, no caso do Relatório Especial do IPCC, o painel poderia recomendar algumas das medidas que levariam à diminuição de gases poluentes. Na hipótese de um relatório financeiro, seria possível recomendar algumas áreas suscetíveis de cortes para uma maior economia.

Dicas para elaborar o seu relatório

Depois de termos entendido o que é um relatório e quais são suas características e seus elementos, está na hora de vermos como fazer um.

O primeiro passo para elaborar um relatório é planejar o conteúdo, ou seja, imaginar como cada pessoa irá entender as informações e como essas lhes serão úteis para as funções que desempenham. Posteriormente, devem estar claras quais as métricas foram utilizadas, quais os motivos de cada uma e o que se depreendeu dos dados coletados.

Quando se tem essas informações, é hora de começar a escrever o relatório. Para isso, três pontos devem ser pensados:

1. a tipologia do texto
2. a clareza das informações
3. revisão geral do documento

Tipologia textual do relatório

No primeiro caso, o mais recomendável é que o relatório una elementos descritivo-expositivos com outros típicos de uma narração. Lembre-se de que, em último grau, está-se contando uma história (“storytelling”). Por esse motivo é que as informações deverão seguir uma ordem hierárquica, seja cronológica, seja de relevância. A escolha desses critérios dependerá exatamente da clareza como a mensagem é passada.

Clareza das informações

Já com relação à linguagem, ela será, também, um elemento essencial à clareza do texto. Tenha em mente que o léxico empregado, embora possa variar de acordo com o setor, deverá ser comum a todos os interessados. Isso quer dizer que um vocabulário muito técnico ou dotado de estrangeirismos ou arcaísmos excessivos pode dificultar a leitura. Como resultado disso, pode-se inviabilizar ou impedir a compreensão das informações passadas.

Com isso em mente, procure redigir as mensagens de forma direta e concisa, sem se delongar em detalhes ou em opiniões desnecessárias. Uma dica que se dá é evitar orações ou locuções adverbiais intercaladas ou antepostas, pois o excesso desse recurso estilístico tem como efeito negativo, quando mal realizado, o prejuízo à coesão e ao próprio sentido textual. Portanto, mantenha a linguagem simples.

Outra dica para seus relatórios é sempre preferir orações desenvolvidas, de modo que o sentido verbal esteja claro. Muitas vezes, orações reduzidas, sobretudo as de gerúndio, podem ocasionar ambiguidade, permitindo entender a oração como condicional ou temporal.

Da mesma maneira, procure deixar claros os termos referentes, sempre que construir orações com elementos anafóricos. Lembre-se de que a retomada textual pode recair sobre diferentes termos, o que ensejará problemas na compreensão.

Revisão geral do documento

Tal como todo texto, o relatório deverá ser revisado. Em seus aspectos linguísticos, deverão ser corrigidos os eventuais desvios gramaticais e de expressão. Na sua diagramação, procurar-se-á evitar problemas na visualização e na disposição das informações. Não se esqueça de que a revisão deverá também se dar sobre o texto em si, pois erros de digitação podem levar a resultados inesperados e prejudicar a própria credibilidade do relatório.

Dicas de padronização

Finalmente, vamos ver um ponto por vezes negligenciado em ambientes profissionais. A padronização do relatório e da ferramenta utilizada para sua apresentação é essencial para gerar uma unidade na produção.

Nesse caso, quer no setor público, quer em ambiente empresarial, procure saber qual as regras de diagramação vigentes para os documentos, tais como a fonte empregada, o recuo exigido, o espaçamento, a paragrafação etc. Tudo isso tem a intenção de padronizar as comunicações, gerando identidade aos documentos.

Por último, procure seguir também com a ferramenta de apresentação estipulada para o local de trabalho, como Microsoft Excel, Power Point, Ayoa, Evernote etc. Cada um desses recursos apresenta particularidades próprias, as quais podem se mostrar bastante úteis na elaboração dos relatórios. Aqui, o mais importante é você identificar aquela ferramenta que lhe é mais familiar e que se enquadre nas normativas do ambiente, seja de trabalho, seja de pesquisa.

Assim, se a intenção é apresentar dados e números, o Excel pode ser uma boa escolha. Contudo, apenas tabelas infindáveis tornarão o relatório menos palatável. Em razão disso, você pode pensar em construir gráficos de diferentes formatos que traduzam os dados. Por outro lado, se o objetivo é demonstrar o funcionamento de determinado setor, indicando quais as partes envolvidas em um processo, talvez o Ayoa seja a melhor ferramenta. A possibilidade de construir mapas mentais variados e bem detalhados pode facilitar a compreensão dos leitores.

Agora, se você precisa apresentar o relatório em uma reunião, então deverá escolher uma ferramenta de apresentação. Assim, o Microsoft Power Point, o Evernote ou o Prezi podem oferecer recursos mais adequados às suas necessidades.

Com tantas opções, basta você selecionar aquela que lhe permitirá transmitir seu relatório da maneira mais clara possível. =]

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